Dit privacybeleid beschrijft hoe wij, Kiveld International Lawyers (Kiveld), uw persoonlijke gegevens gebruiken en beschermen die u ons verstrekt, of die anderszins door ons zijn verkregen of gegenereerd, in verband met uw gebruik van onze diensten. Voor de doeleinden van dit privacybeleid verwijzen ‘wij’, ‘ons’ en ‘onze’ naar Kiveld en verwijst ‘u’ naar u, de gebruiker van de Services.
Als gevolg van haar activiteiten kan Kiveld BV zowel "verwerkingsverantwoordelijke" zijn als "verwerker", zoals gedefinieerd in de Verordening 2016/679 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens (Algemene Verordening Gegevensbescherming of AVG) en nader uitgewerkt in de Uitvoeringswet Algemene verordening gegevensbescherming (UAVG).
Deze privacy verklaring geldt voor alle personen van wie Kiveld persoonsgegevens verwerkt. Derhalve is deze privacy verklaring van toepassing op:
- cliënten van Kiveld
- potentiële cliënten met wie Kiveld contact heeft gelegd of wil leggen
- bezoekers van de Kiveld website
- ontvangers van nieuwsbrieven en commerciële e-mails van Kiveld
- alle andere personen van wie Kiveld persoonsgegevens verwerkt die noodzakelijk is voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van Kiveld.
Wij verwerken persoonsgegevens die u zelf aan ons hebt verstrekt, persoonsgegevens gegenereerd tijdens uw bezoek aan onze website en het lezen van nieuwsbrieven en persoonsgegevens die wij hebben ontleend aan andere bronnen, zoals het internet.
3.1 Persoonsgegevens door u verstrekt
- Contactgegevens en andere persoonsgegevens die nodig zijn ter behandeling van uw zaak door een advocaat of fiscalist
- Contactgegevens en andere persoonsgegevens ingevuld op contactformulieren of andere webformulieren
- Contactgegevens verstrekt tijdens kennismakingsgesprekken, events, seminars etc. zoals gegevens vermeld op visitekaartjes
3.2 Persoonsgegevens verkregen uit andere bronnen
- persoonsgegevens beschikbaar op openbare zakelijke social media platforms.
- persoonsgegevens verkregen uit het Handelsregister van de Kamer van Koophandel en uit het Kadaster
- persoonsgegevens beschikbaar op openbare zakelijke websites
Onze website kan hyperlinks bevatten naar websites van andere partijen en social media buttons. Kiveld is niet verantwoordelijk voor de inhoud van die websites of de diensten van betreffende social media platforms. Evenmin is Kiveld verantwoordelijk voor het privacybeleid en het gebruik van cookies op die websites en social media platforms.
We use your personal data for various purposes:
4.1 Het uitvoeren van een overeenkomst waarin u ons opdracht hebt verstrekt tot het leveren van juridische en fiscale diensten door onze advocaten of fiscalisten
Indien u een zaak in behandeling geeft aan een advocaat of fiscalist, worden daarbij in ieder geval uw contactgegevens gevraagd. Ook andere persoonsgegevens kunnen noodzakelijk zijn voor de behandeling van de zaak, afhankelijk van de aard van de zaak. Voorts worden de gegevens gebruikt voor facturatie van de verleende diensten.
4.2 Het nakomen van wettelijke verplichtingen
De Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (WWFT) verplicht advocaten en fiscalisten bepaalde informatie in te winnen en vast te leggen. Het gaat daarbij onder andere om een kopie van een identiteitsbewijs (paspoort).
4.3 Het onderhouden van contact met u
Uw contactgegevens worden bijgehouden in ons klantsysteem en kunnen worden gebruikt voor onder meer het verzenden van nieuwsbrieven, updates, uitnodigingen voor events en seminars en het toezenden van informatie die u aan ons hebt gevraagd.
4.4 Het verbeteren van onze product- en dienstinformatie
Wij vinden het belangrijk u te benaderen met informatie die voor u relevant is. Om dit mogelijk te maken, combineren en analyseren wij de bij ons beschikbare persoonsgegevens. Op basis daarvan bepalen we welke informatie en kanalen relevant zijn en welke momenten het meest geschikt zijn voor het verstrekken van informatie of het tot stand brengen van contact.
4.5 Toegangscontrole en bedrijfsbeveiliging
Indien u ons kantoor bezoekt, noteren wij bij aankomst uw naam.
Een verwerkingsverantwoordelijke mag uitsluitend persoonsgegevens verwerken, als dit kan worden gebaseerd op één van de limitatief opgesomde rechtsgronden in de AVG. De vier rechtsgronden waar Kiveld zich op baseert zijn:
6.1. Toestemming
Als we u toestemming hebben gevraagd om uw persoonsgegevens te verwerken en u hebt deze toestemming verleend, dan hebt u ook altijd weer het recht om deze toestemming in te trekken.
6.2. Overeenkomst of in de aanloop tot het sluiten van een overeenkomst
Indien u ons een opdracht verleent tot het leveren van juridische of fiscale diensten, verwerken wij persoonsgegevens indien en voor zover dat voor het uitvoeren van de opdracht noodzakelijk is.
6.3. Wettelijke verplichting
De Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (WWFT) verplicht advocaten en fiscalisten bepaalde informatie in te winnen en vast te leggen. Het gaat daarbij onder andere om een kopie van een identiteitsbewijs (paspoort).
6.4. Gerechtvaardigd belang
Wij mogen ook persoonsgegevens verwerken als wij een gerechtvaardigd belang hebben en daarmee geen onevenredige inbreuk maken op uw privacy.
Kiveld kan voor het verwerken van uw persoonsgegevens dienstverleners (verwerkers) inschakelen die uitsluitend in onze opdracht persoonsgegevens verwerken. Wij sluiten met deze verwerkers een verwerkersovereenkomst die voldoet aan de eisen die AVG daaraan stelt.
Wij werken bijvoorbeeld met dienstverleners die SaaS oplossingen (software as a service) bieden of hostingdiensten leveren. Verder zijn er ICT-dienstverleners die ons ondersteuning bieden bij het veilig en stabiel houden van onze systemen. Ook gebruiken wij diensten van derden voor het verzenden van nieuwsbrieven en commerciële e-mails. Dit zijn voorbeelden van partijen die zijn aan te merken als verwerker als bedoeld in de AVG.
Soms is het nodig uw persoonsgegevens met derden te delen. Dat kan -afhankelijk van de omstandigheden van het geval- noodzakelijk zijn bij de behandeling van uw dossier. Ook zijn er wettelijke verplichtingen die ertoe strekken dat persoonsgegevens aan derden worden doorgegeven.
In onder meer de volgende gevallen, worden persoonsgegevens aan derden verstrekt:
- Bij de behandeling van een dossier kan het noodzakelijk zijn uw persoonsgegevens met derden te delen. Bijvoorbeeld bij het procederen tegen een wederpartij, het sluiten van een overeenkomst of bij een notariële akte waarbij meerdere partijen zijn betrokken.
- Indien een rechtelijke uitspraak ons verplicht tot het verstrekken van persoonsgegevens aan derden, zullen wij daaraan dienen te voldoen.
- Uw persoonsgegevens worden niet met derden gedeeld voor commerciële doeleinden. Hierop bestaat één uitzondering. Soms organiseren wij met een andere organisatie(s) een gezamenlijke activiteit, zoals een event of seminar. In dat geval worden uitsluitend de noodzakelijke contactgegevens uitgewisseld.
- Persoonsgegevens kunnen voorts aan derden worden verstrekt, bij een reorganisatie of fusie van onze onderneming of de verkoop van (een deel van) onze onderneming.
Het kan soms nodig zijn uw persoonsgegevens door te geven aan partijen gevestigd buiten de Europese Economische Ruimte (EER). Dat kan -afhankelijk van de omstandigheden van het geval- noodzakelijk zijn bij de behandeling van uw dossier door een advocaat of fiscalist.
Op grond van de AVG mogen persoonsgegevens uitsluitend worden doorgegeven aan partijen buiten de EER indien een passend niveau is gewaarborgd voor de bescherming van de persoonsgegevens of indien een specifieke afwijking van toepassing is.
Wij kunnen persoonsgegevens aan een partij buiten de EER doorgeven als dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst van opdracht tot het leveren van juridische of fiscale diensten, of indien dat noodzakelijk is in het kader van een rechtsvordering waarvoor wij u juridische ondersteuning verlenen.
Iedere persoon kan op basis van de wet bepaalde rechten uitoefenen ten aanzien van zijn of haar persoonsgegevens. Zo hebt u het recht tot inzage, rectificatie en verwijdering van persoonsgegevens. Ook kunt u bezwaar maken tegen het gebruik van uw gegevens of vragen dit gebruik te beperken. In bepaalde gevallen kunt u zelfs uw gegevens opvragen en meenemen naar een andere partij. Neemt u voor al deze vragen contact op via 088 2kiveld of 088 254 83 53 en per email via info@kiveld.nl.
Ontwikkelingen gaan snel en daardoor kan er soms ook iets veranderen in de persoonsgegevens die we van u vragen en de wijze waarop we uw persoonsgegevens gebruiken. Ook kan regelgeving wijzigen. In dat geval zullen we deze privacy verklaring aanpassen. We nodigen u daarom uit deze privacy verklaring regelmatig te controleren, zodat u geïnformeerd blijft. Bij ingrijpende wijzigingen zullen wij u hierop ook via onze website attent maken.